Establecimiento de una family office unifamiliar
Cada vez más familias adineradas entretienen la idea de crear su family office unifamiliar, pero establecerla no es fácil, en realidad. ¿Por dónde comenzar? ¿Qué necesita organizar? ¿Necesita redactar un plan de negocios para la family office? ¿Existe una estructura óptima para una family office? ¿Qué patrimonio necesita tener para crear una family office? ¿Sería una mejor solución utilizar una family office multifamiliar?
En la mayoría de los países, es difícil encontrar orientación profesional sobre un asunto tan complejo; incluso en las jurisdicciones más desarrolladas resulta difícil obtener una asesoría integral. Como introducción al tema, describimos a continuación nuestro proceso de asesoría para crear su propia oficina, «Doce pasos necesarios para establecer una family office unifamiliar». Como su administrador de proyecto, trabajaremos codo a codo con usted para implementar los módulos necesarios y ayudarle a establecer su family office unifamiliar personalizada.
Continúe leyendo o póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre la forma de crear una family office unifamiliar.
Cada family office es única (en cierta medida)
Cada familia es única y por ello cada family office unifamiliar será también única. Sin embargo, el proceso que cada familia debe seguir para crear una family office no es diferente. Existen muchos elementos similares en casi todas las family offices unifamiliares, ya que las familias con un patrimonio importante hacen frente a desafíos muy similares.
❝ Nuestro proceso de asesoría en family offices refleja las mejores prácticas globales ❞
Las familias que estén pensando en iniciar una family office unifamiliar deben entender que este tipo de oficina es un negocio en sí y, por lo tanto, debe ser creada y manejada como tal. Las family offices que no fueron establecidas profesionalmente desde el inicio, a menudo dejan de funcionar después de algún tiempo.
La familia debe deliberar sobre cada paso estratégico y tomar las decisiones de forma conjunta, para obtener así los resultados de una correcta personalización. En la práctica, lo que hace que las cosas salgan mal, es carecer de un proceso sistemático y de un enfoque estructurado. Así que, el proceso es casi el mismo para cada familia, pero el resultado será único. El proceso es muy comparable al de constituir una nueva empresa comercial familiar.
Doce pasos para configurar una family office unifamiliar
Primero, una recomendación antes de comenzar el proceso. Si su objetivo no es crear una family office excepcional, quizás deba simplemente seguir trabajando con asesores externos o emplear los servicios de una family office multifamiliar; nosotros podemos ayudarle también a seleccionar la family office multifamiliar más adecuada para sus necesidades.
Caputo & Partners ha desarrollado un proceso integral de asesoría, que refleja las mejores prácticas globales, para ayudar a las familias acaudaladas de todo el mundo a crear su family office unifamiliar. Nuestro proceso está dividido en 12 módulos específicos para garantizar que se siga un enfoque estructurado.
A continuación, encontrará una breve descripción de estos 12 pasos.
El objetivo de la family office
Para establecer su family office unifamiliar lo mejor es comenzar por redactar el acta de la family office o escritura constitutiva. Este documento debe contener los objetivos de la oficina que fueron acordados por todos los parientes que participan en ella.Esta acta de la family office unifamiliar también será parte integral del gobierno general de la familia.
Participación de la familia
Es importante involucrar a los integrantes de la familia, por ejemplo, en la estructura directiva de la family office unifamiliar, y debe hacerse en una etapa relativamente temprana. ¿Estará involucrado algún miembro de la familia en la operación de la family office?
Los activos administrados por la family office
¿Qué activos familiares serán objeto de gestión de la family office y cuáles no? ¿Qué activos deben ser manejados por la familia directamente (como la empresa familiar quizás)?
Los servicios que ofrecerá la family office
Cada familia debe decidir qué servicios le proporcionará la family office. Aunque en la mayoría de las family offices unifamiliares la gestión de inversiones es el servicio principal, no necesariamente es el caso en todas ellas.
Estructura directiva de la family office
Cada family office unifamiliar necesita de un líder, su director ejecutivo (CEO, en inglés) de la family office. Contratar a un director ejecutivo para la family office unifamiliar podría ser extremadamente difícil. (Más información en la sección Errores comunes.)
Elaboración del plan de negocios de la family office
Se debe redactar el plan de negocios de la family office unifamiliar. Un plan de negocios es indispensable para dotar de una estructura a la family office durante el proceso de su creación.
Presupuesto y costos de la family office unifamiliar
El establecimiento de este tipo de oficina comienza con elaborar un presupuesto proforma. La family office necesita desarrollarse con el tiempo partiendo de un presupuesto proforma, hasta llegar a un presupuesto anual formal.
La jurisdicción de la family office
Se debe hacer un análisis para seleccionar la jurisdicción más adecuada para establecer y manejar la family office. La ubicación debe adaptarse a las circunstancias de los integrantes de la familia (los clientes de la family office), pero ese no es el único elemento que se debe tener en cuenta.
La estructura de la family office
La ubicación de una family office unifamiliar y su estructura legal van de la mano. La estructura legal de la family office debe adaptarse a la jurisdicción. Otro elemento importante que debe definirse es cómo se financiarán las actividades de la family office.
Contratación de personal para la family office
Contratar y conservar al personal de una family office puede ser una tarea muy exigente. El personal es por lo general el elemento de costos más grande de la family office. Cada family office unifamiliar debe determinar la cantidad necesaria de personas y sus funciones en relación con los servicios que la family office brindará.
Infraestructura (operativa)
Aunque no es el tema más relevante, será necesario organizar el espacio de las oficinas y todo el material necesario, como las computadoras. También se debe pensar en cómo funcionará esta oficina en la práctica.
Tecnología de la información, programas especializados y seguridad cibernética
Hoy en día el aspecto tecnológico de una family office no debe subestimarse. El funcionamiento de una family office sin las aplicaciones informáticas adecuadas sería imposible. Los programas informáticos pueden ser adquiridos o subcontratados.
Tanto el control como la gestión de riesgos son elementos extremadamente importantes en el funcionamiento de una family office. Debido a su importancia, no los consideramos como fases separadas, sino que, al trabajar con nosotros, los encontrará integrados en casi todos nuestros módulos. Al final de esta página encontrará más información sobre el modo en que llevamos a cabo nuestra asistencia.
Dar el primer paso
Dar el primer paso para diseñar una family office es, en una palabra, difícil. El proceso por el que debe transitar la familia se puede comparar con jugar al ajedrez en varios tableros al mismo tiempo.
Con la excepción de definir el objetivo de la family office —establecer un marco de gobierno de la family office sólido y adecuado desde el principio evitará problemas graves en el futuro— la mayoría de los aspectos deben ser abordados con anticipación y ejecutarse simultáneamente. Esto puede convertir todo el proceso en algo muy complejo. Caputo & Partners ha acumulado bastante experiencia y le ofrece una orientación y recomendaciones comprensibles. Nuestro papel es de gestores de su proyecto y compañeros de trabajo; juntos hacemos las cosas.
Del mismo modo que un negocio familiar evoluciona con el paso de los años, una family office debe pasar también por ciertas etapas de desarrollo. Se debe comprender y aceptar que es casi imposible crear una family office unifamiliar completamente equipada y totalmente funcional en poco tiempo. En su lugar, se debe construir una base sólida y desarrollarla y ampliarla poco a poco.
Errores comunes
En la práctica hemos notado que es bastante difícil para las familias abordar el asunto con una perspectiva profesional. A continuación, mencionamos algunos de los errores que se cometen con frecuencia.
Un proceso profesional
En lugar de definir el objetivo de la family office, preparar un primer plan de negocios, un presupuesto preliminar y un primer marco normativo, las familias tienden a abordar cada uno de estos elementos según se presente la necesidad. O bien los siguen analizando y discutiendo sin llegar a comprometerse. Una de las razones para esto es que las familias simplemente se comportan de manera distinta cuando se trata de su patrimonio privado que cuando se trata de sus negocios.
Es muy arriesgado que este enfoque persista durante el desarrollo de la family office y al aumentar su complejidad, cuando se incorporan otras generaciones. Una family office que no esté correctamente gobernada no funcionará de manera efectiva.
Constituir una family office no es algo «de interés para poseer», no es un entretenimiento, ni un «vamos a ver qué pasa». Una family office unifamiliar es todo un negocio en sí mismo, y debe ser creada y administrada de manera profesional. De lo contrario, el fracaso está garantizado. El proceso de constitución es bastante complejo. Es aconsejable emplear a un gestor de proyecto como Caputo & Partners durante el proceso.
Contratación del personal para la family office
Otro error común es nombrar inmediatamente a un exempleado o exbanquero de la familia, u otro asesor de confianza (como su abogado), para que trabaje como director ejecutivo o director de inversiones de la family office, y asignarle la tarea de crear la oficina. Aunque se tenga mucha confianza en esta persona en general, el hecho es que la mayoría no tiene experiencia en la constitución y manejo de una family office unifamiliar.
No contar con un procedimiento de contratación adecuado para estos cargos tan importantes, sería un grave error. No estamos sugiriendo que no contrate a personas como las mencionadas anteriormente, sino que es recomendable tener varios candidatos y que todos ellos sean comparados entre sí y evaluados profesionalmente.
Las probabilidades de que ustedes, como familia, sepan con certeza quién sería la mejor persona para el puesto —y por ello, dejen de considerar a otros candidatos— son muy pocas, estadísticamente. Uno nunca actuaría de esa manera para asignar los puestos importantes en el negocio familiar, pero, cuando una familia establece una family office unifamiliar, hemos visto que, con frecuencia, cometen este error.
El cambio es la única constante
Una family office unifamiliar no es una estructura estática sino dinámica. Esto a menudo se olvida. Las familias evolucionan y, una vez que ha creado una family office, esta debe crecer, adaptarse y evolucionar conforme a las necesidades y deseos de los integrantes de la familia, y de las cambiantes circunstancias externas.
Asegurarse de que la family office se adapte a los cambios y siga siendo efectiva puede ser extremadamente difícil. Esto es así especialmente cuando ocurre una transición o la nueva generación empieza a participar activamente. El personal de la family office y los integrantes de la familia deben planificar y regular cuidadosamente su constante transformación, de lo contrario se corre el riesgo de perder la conexión con la siguiente generación.
Nuestros servicios de asesoría para una family office unifamiliar
Caputo & Partners es una de las contadas empresas de asesoría globales que puede asistirle con orientación profesional especializada y acompañamiento para crear su family office unifamiliar personalizada o una oficina de inversión privada.
Hemos desarrollado «módulos» integrales para los 12 pasos descritos anteriormente, para poder asistirle y guiarle, paso a paso, durante el arduo proceso de establecer su family office unifamiliar. Nuestros módulos no solo reflejan las mejores prácticas globales, sino que fueron desarrollados con la atención puesta en guías prácticas y asesoramiento fácil de entender. Como verdaderos administradores de proyectos, le guiaremos paso a paso en todo el proceso.
Le invitamos a ponerse en contacto con nosotros si está pensando en establecer una family office unifamiliar, o bien si encuentra dificultades para llevarla al nivel operativo adecuado. También puede darse el caso de que tenga dificultades con una family office ya existente.
Cualquiera que sea la situación, siempre estaremos deseosos y dispuestos a ayudarle y a analizar sus circunstancias particulares.
