Créer un single-family office
Un nombre croissant de familles fortunées envisagent de créer un single-family office, mais ce n’est pas aussi facile qu’on pourrait le penser. Par où commencer ? Que faut-il organiser ? Faut-il élaborer un business plan pour le family office ? Existe-t-il une structure de family office idéale ? Quel niveau de fortune faut-il pour disposer d’un family office ? Le recours à un multi-family office pourrait-il être une meilleure solution ?
Dans la plupart des pays, il est difficile de trouver des services de conseil professionnels sur ce sujet complexe, et même dans les pays les plus développés, il n’est pas facile de trouver des services de conseil exhaustifs. En guise d’introduction sur la façon de procéder, nous décrivons brièvement ci-dessous notre processus de conseil en single-family office – «Les 12 étapes nécessaires pour créer un single-family office». En tant que chefs de projet, nous travaillons à vos côtés pour mettre en œuvre les modules nécessaires et vous aider à créer votre propre family office.
Lisez la suite ou contactez-nous pour en savoir plus sur la façon de créer un single-family office.
Chaque family office est unique (dans une certaine mesure…)
Chaque famille est unique et, par conséquent, chaque single-family office l’est aussi. Mais ce n’est pas le cas en ce qui concerne le processus à suivre lors de la création d’un single-family office. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des single-family offices, car les familles fortunées sont toutes confrontées à des difficultés similaires.
❝ Notre processus de conseil en family office reflète les meilleures pratiques mondiales ❞
Les familles qui envisagent de créer un family office doivent tenir compte du fait qu’un single-family office est une entreprise à part entière et qu’il doit donc être établi et géré en tant que tel. Les family offices qui ne sont pas établis d’emblée de manière professionnelle deviennent souvent dysfonctionnels au fil du temps.
Chaque famille doit délibérer sur les étapes stratégiques et prendre des décisions conjointement pour parvenir à un résultat personnalisé adapté. En réalité, c’est l’absence d’un processus systématique et d’une approche structurée qui fait que les choses tournent mal. Le processus est donc à peu près identique pour chaque famille, mais le résultat est unique. Ce processus est comparable à celui de la création d’une nouvelle entreprise familiale.
Les 12 étapes pour créer un single-family office
Commençons par quelques recommandations. Si votre objectif n’est pas de créer un family office exceptionnel, vous devriez peut-être simplement continuer à coopérer avec des conseillers externes ou à utiliser les services d’un multi-family office – nous pouvons également vous aider à sélectionner le multi-family office adapté à vos besoins spécifiques.
Caputo & Partners a mis au point – en s’inspirant des meilleures pratiques à l’international – un processus de conseil global afin d’aider les familles du monde entier à créer un family office. Notre processus est divisé en 12 modules dédiés pour garantir la mise en œuvre d’une approche structurée.
Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de ces 12 étapes.
L’objectif du family office
La meilleure façon de créer un single-family office est de commencer par élaborer une charte de single-family office, également appelée «constitution de family office». En vertu de ce document, tous les membres de la famille impliqués décident et conviennent des objectifs du family office.Une charte de single-family office peut faire partie de la gouvernance globale de la famille.
Implication de la famille
L’implication des membres de la famille dans, par exemple, la structure de direction du single-family office est très importante et doit avoir lieu à une étape relativement précoce. L’un des membres de la famille sera-t-il impliqué dans les activités opérationnelles du family office ?
Les biens gérés par le family office
Quels biens familiaux entreront dans le cadre des activités du family office et lesquels en seront exclus ? Quels biens continueront d’être gérés directement par la famille (par exemple l’entreprise familiale) ?
Les services fournis par le family office
Chaque famille doit décider des services que fournira le family office. Bien que la gestion des investissements soit l’un des principaux services de la plupart des single-family offices, ce n’est pas nécessairement le cas pour tous.
Structure de direction du family office
Chaque single-family office a besoin d’un dirigeant: le Chief Executive Officer (CEO) du family office. Son recrutement peut se révéler extrêmement difficile. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le paragraphe «Erreurs courantes».
Elaboration du business plan du family office
Un business plan doit être élaboré pour le single-family office. Ce document est nécessaire pour structurer le processus de création du family office.
Budget et coûts du single-family office
La création d’un single-family office commence par l’élaboration d’un budget pro forma. Le family office devra, à un moment donné, passer d’un budget pro forma initial à un budget annuel formel.
La juridiction du family office
Une analyse doit être effectuée pour choisir la juridiction la plus adéquate dans laquelle le family office sera établi. Le lieu doit convenir à la situation des membres de la famille (les clients du family office), mais ce n’est évidemment pas le seul élément à prendre en compte.
La structure du family office
L’emplacement d’un single-family office et sa structure juridique vont de pair. La structure juridique du family office doit être adaptée à la juridiction. Un élément important à considérer est la manière dont les activités du family office seront financées.
Recrutement du personnel du family office
Le recrutement et le maintien en poste du personnel du family office peuvent se révéler difficiles. Le personnel représente généralement la part la plus importante du coût du family office. Tout single-family office implique de déterminer le nombre de personnes nécessaires et leur rôle par rapport aux services qu’il est censé fournir.
Infrastructure (opérationnelle)
Bien que ce ne soit pas le sujet le plus passionnant, les bureaux et tout ce qui s’y rapporte (par exemple les ordinateurs) doivent être organisés pour le family office. Il convient également de réfléchir aux modalités de fonctionnement pratiques du family office.
Informatique, logiciels et cybersécurité du family office
De nos jours, il ne faut pas sous-estimer la dimension technologique du family office. En effet, un family office ne peut pas fonctionner sans applications informatiques appropriées. Des logiciels doivent donc être acquis ou externalisés.
Le contrôle et la gestion des risques sont des éléments extrêmement importants pour le fonctionnement d’un family office. C’est pourquoi nous ne les considérons pas comme des tâches distinctes: lorsque vous travaillez avec nous, vous les verrez intégrés dans (presque) tous nos modules. Vous trouverez plus bas des informations supplémentaires sur la façon dont nous vous aidons.
Faire le premier pas
La première étape de la conception d’un family office est ardue. Le processus par lequel doit passer une famille revient à jouer aux échecs sur plusieurs échiquiers en même temps.
A l’exception de la définition de l’objectif du family office (la création d’un cadre de gouvernance familiale solide et approprié pour le family office au début du processus permet d’éviter de graves problèmes à l’avenir), la plupart des démarches sont, par nécessité, anticipées ou entreprises simultanément, ce qui peut rendre l’ensemble du processus relativement complexe. Caputo & Partners a une grande expérience en la matière et fournit des orientations et des conseils clairs. Nous vous accompagnons en tant que chef de projet et sparring-partner – ensemble, nous faisons avancer les choses.
Tout comme une entreprise familiale évolue année après année, un family office doit évoluer à certains moments au fil du temps. Il est important de reconnaître qu’il est pratiquement impossible de créer de toutes pièces – sur un court laps de temps – un single-family office entièrement équipé et pleinement opérationnel. Il faut en fait établir des bases solides et les développer de manière progressive.
Erreurs courantes
D’après notre expérience, les familles ont généralement du mal à aborder le sujet avec une perspective professionnelle. Vous trouverez ci-dessous certaines des erreurs courantes.
Un processus professionnel
Au lieu de définir l’objectif du family office et d’élaborer un business plan initial, un budget préliminaire et un premier cadre réglementaire, les familles ont tendance à aborder le sujet de manière totalement improvisée ou à en discuter à maintes reprises au sein de la famille sans aucun engagement effectif. Cela tient notamment au fait que les familles se comportent différemment lorsqu’elles discutent de leur patrimoine privé plutôt que de leur entreprise.
Il est très dangereux qu’une telle approche se poursuive, d’autant plus que le family office devient encore plus complexe lorsque de nouvelles générations sont impliquées. Sans une réelle gouvernance, un family office ne peut pas fonctionner efficacement.
La mise en place d’un family office n’est pas un exercice accessoire, un passe-temps, quelque chose que l’on fait en se disant «Bon, essayons». Un single-family office doit être considéré comme une entreprise à part entière. Il doit être établi et géré de manière très professionnelle. Sinon, il est voué à l’échec. Sa création étant relativement complexe, il est conseillé de faire appel à un chef de projet de single-family office tel que Caputo & Partners dans le cadre de ce processus.
Recrutement du personnel du family office
Une autre erreur courante est celle qui consiste à nommer immédiatement un ancien employé, un (ancien) banquier de la famille ou un autre conseiller de confiance (tel qu’un juriste) à la tête du family office et à le charger de créer le family office pour la famille. La confiance entre cette personne et la famille est généralement forte, mais le fait est que dans la plupart des cas, cette personne manque d’expérience en ce qui concerne la création et la gestion d’un single-family office.
Le fait de ne pas mettre en place un processus de recrutement approprié pour cette/ces fonction(s) cruciale(s) peut se révéler néfaste. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas recruter une telle personne, mais il est vivement conseillé d’avoir une sélection de candidats, et tous les candidats doivent être soigneusement comparés et évalués de manière professionnelle.
La probabilité que vous, en tant que famille, sachiez déjà qui est la meilleure personne pour le poste (et n’envisagiez donc pas d’autres candidats) est statistiquement très faible. Personne n’agirait ainsi pour un recrutement visant des fonctions importantes dans une entreprise familiale, mais quand une famille établit un single-family office, nous voyons souvent ce type de comportement.
Le changement est la seule constante
Un single-family office n’est pas une structure statique mais dynamique, ce qui est souvent oublié. Les familles évoluent et, une fois créé, le family office doit lui aussi évoluer en fonction des besoins et des souhaits des membres de la famille et des circonstances extérieures en constante évolution.
Garantir la capacité du family office à s’adapter au changement et à rester efficace peut se révéler extrêmement difficile, surtout en cas de transition vers la génération suivante ou de première implication de celle-ci. Le personnel du family office et les membres de la famille doivent planifier régulièrement et soigneusement la transition pour éviter une perte de connexion avec la génération suivante.
Nos services de conseil en single-family office
Caputo & Partners est l’un des rares prestataires de services de conseil dans le monde à offrir des services de conseil et d’accompagnement professionnels dédiés à la création d’un single-family office ou d’un bureau d’investissement privé personnalisé.
Nous avons élaboré des «modules» complets pour les 12 étapes décrites ci-dessus afin de vous accompagner et de vous guider pas à pas dans le processus relativement difficile de création de votre family office. Nos modules non seulement reflètent les meilleures pratiques mondiales, mais ils ont été élaborés en mettant l’accent sur le conseil clair et pratique. En tant que chef de projet, nous vous guidons pas à pas tout au long du processus.
Nous vous invitons donc à nous contacter si vous envisagez la création d’un family-office ou si vous rencontrez des difficultés pour l’amener au bon niveau, ou encore si vous rencontrez des difficultés avec un family office déjà existant.
Quoi qu’il en soit, nous serons heureux de discuter de votre situation personnelle et de vous aider.
