Gründung eines Single Family Office
Immer mehr wohlhabende Familien spielen mit dem Gedanken, ein Single Family Office zu gründen. Allerdings ist dies gar nicht so einfach. Wo fangen Sie an? Was sollten Sie organisieren? Müssen Sie einen Family Office Businessplan erstellen? Gibt es eine optimale Family Office Struktur? Wie vermögend muss man für ein Family Office wirklich sein? Könnte die Nutzung eines Multi Family Office eventuell die bessere Lösung sein?
In den meisten Gerichtsbarkeiten ist es eine Herausforderung, professionelle Beratung zu diesem komplexen Thema zu finden, und selbst in entwickelten Gerichtsbarkeiten kann eine ganzheitliche Beratung schwer zu finden sein. Als Einführung beschreiben wir im Folgenden kurz unseren Single Family Office Beratungsprozess: 12 notwendige Schritte zum Aufbau eines Single Family Offices. Als erfahrene Projektmanager implementieren wir gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Module und helfen Ihnen, Ihr eigenes, einzigartiges Family Office aufzubauen.
Lesen Sie weiter oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen über die Gründung eines Single Family Offices.
Jedes Family Office ist einzigartig (bis zu einem gewissen Grad)
Jede Familie ist einzigartig und deshalb auch jedes Single Family Office. Der Prozess, den eine Familie bei der Gründung eines Single Family Offices verfolgen sollte, ist dagegen nicht einzigartig. Viele Elemente sind in fast allen Single Family Offices anzutreffen, da alle wohlhabenden Familien letztlich vor sehr ähnlichen Herausforderungen stehen.
❝ Unser Beratungsprozess widerspiegelt globale Best Practices ❞
Familien, welche die Gründung eines Family Office in Erwägung ziehen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass ein Single Family Office ein Unternehmen ist und daher entsprechend aufgesetzt und geführt werden muss. Family Offices, die nicht von Anfang an professionell aufgebaut sind, funktionieren mit der Zeit immer schlechter.
Jede Familie muss über die gleichen strategischen Schritte nachdenken und gemeinsame Familienentscheidungen treffen, um zum richtigen, massgeschneiderten Ergebnis zu kommen. In der Praxis ist es oft das Fehlen eines solchen systematischen Prozesses und einer solchen strukturierten Vorgehensweise, der Grund dafür, dass die Dinge schief gehen. So ist der Prozess für jede Familie fast gleich, aber das Ergebnis einzigartig. Der Prozess ist durchaus vergleichbar mit der Gründung eines neuen Familienunternehmens.
12 Schritte zum Aufbau eines Single Family Offices
Zuerst ein Wort der Weisheit, bevor Sie mit dem Prozess beginnen. Wenn es nicht Ihr Ziel ist, ein aussergewöhnliches Family Office aufzubauen, sollten Sie vielleicht einfach weiter mit externen Beratern zusammenarbeiten oder die Dienste eines Multi Family Office nutzen. Wir können Ihnen auch helfen, das richtige Multi Family Office für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen.
Unter Berücksichtigung globaler Best Practices hat Caputo & Partners einen umfassenden Beratungsprozess entwickelt, der Familien auf der ganzen Welt beim Aufbau eines Family Office unterstützt. Unser Prozess ist in 12 Module unterteilt, um eine strukturierte Vorgehensweise zu gewährleisten.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht dieser 12 Schritte:
1. Das Ziel des Family Office
Die Gründung eines Single Family Offices beginnt am besten mit der Ausarbeitung einer Single Family Office Charta, auch als Family Office Verfassung bezeichnet. Anhand dieses Dokument entscheiden und vereinbaren alle beteiligten Familienmitglieder die Ziele ihres Family Office.Eine Single Family Office Charta kann dabei in die allgemeine Governance der Familie integriert werden.
2. Engagement der Familie
Die Einbindung der Familie (der Mitglieder), beispielsweise in die Führungsstruktur des Single Family Offices, ist immens wichtig und muss bereits in einem relativ frühen Stadium festgelegt werden. Wird eines der Familienmitglieder an der operativen Tätigkeit des Family Office beteiligt sein?
3. Das vom Family Office verwaltete Vermögen
Welches Familienvermögen fällt in den Tätigkeitsbereich des Family Office und welches nicht? Welche Vermögensteile bleiben unter der Verwaltung der Familie (z.B. das Familienunternehmen)?
4. Angebotene Dienstleistungen des Family Office
Jede Familie muss entscheiden, welche Dienstleistungen das Family Office anbieten soll. Obwohl für die meisten Single Family Offices die Verwaltung von Investitionen eine primäre Dienstleistung ist, ist dies nicht unbedingt für alle der Fall.
5. Führungsstruktur des Family Office
Jedes Single Family Office braucht eine Führungskraft: den Chief Executive Officer (CEO) des Family Office. Die Rekrutierung eines CEO für ein Single Family Office kann eine grosse Herausforderung sein. (Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt „Häufige Fehler“.
6. Erstellung des Family Office Businessplans
Ein Businessplan sollte unbedingt erstellt werden. Ein Family-Office-Businessplan ist notwendig, um Struktur in den Gründungsprozess zu bringen.
7. Budget & Kosten des Single Family Offices
Der Aufbau eines Single Family Offices beginnt mit einer Pro-forma-Budgetierung. Das Family Office muss im Laufe der Zeit vom ersten Pro-forma-Budget zu einem formellen Jahresbudget wachsen.
8. Gerichtsbarkeit des Family Office
Es sollte eine Analyse durchgeführt werden, um die am besten geeignete Gerichtsbarkeit (in EN) für die Gründung und den Betrieb des Family Office auszuwählen. Der Standort sollte auf die Situation der Familienmitglieder (die Kunden des Family Office) abgestimmt sein. Dies ist aber eindeutig nicht das einzige Element, das es zu berücksichtigen gilt.
9. Struktur des Family Office
Der Standort eines Single Family Offices und seine Rechtsform gehen Hand in Hand. Die Rechtsform des Family Office sollte der Rechtsprechung entsprechen. Ein wichtiges Element ist die Finanzierung der Aktivitäten des Family Office.
10. Rekrutierung von Family Office Mitarbeitern
Die Rekrutierung und Entlöhnung der Mitarbeiter eines Family Office kann eine Herausforderung darstellen. Das Personal ist in der Regel der grösste Kostenfaktor des Family Office. Jedes Single Family Office muss die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und deren Rolle in Bezug auf die Dienstleistungen, die das Family Office erbringen soll, analysieren.
11. (Betriebliche) Infrastruktur
Obwohl es nicht das spannendste Thema ist, müssen Büroflächen und alles, was damit zusammenhängt, wie z.B. Ausstattung und Computer, für das Family Office organisiert werden. Man muss sich auch überlegen, wie das Family Office in der Praxis funktionieren wird.
12. IT, Family Office Software & Cybersicherheit
Die technologische Seite eines Family Office darf heutzutage nicht unterschätzt werden. Der Betrieb eines Family Office ohne geeignete IT-Anwendungen ist unmöglich. Software sollte erworben oder ausgelagert werden.
Sowohl Kontrolle als auch Risiko-management sind äusserst wichtige Elemente im Betriebsverfahren eines Family Office. Aufgrund ihrer Bedeutung, betrachten wir sie nicht als separate Schritte, sondern integrieren sie in (fast) alle unsere Modulen. Am Ende dieser Seite finden Sie weitere Informationen darüber, wie wir Sie unterstützen.
Der erste Schritt
Der erste Schritt zur Gestaltung eines Family Office ist schwierig. Der Prozess, den eine Familie durchlaufen muss, lässt sich am besten mit einer Partie Simultanschach vergleichen.
Am Anfang steht die Erarbeitung eines soliden und angemessenen Family-Office-Governance-Rahmens. Die Umsetzung dieser wichtigen Aufgabe gleich zu Beginn kann schwerwiegende Probleme in der Zukunft verhindern. Viele andere Schritte müssen oft gleichzeitig unternommen werden, was den gesamten Prozess sehr komplex gestalten kann. Caputo & Partners verfügt über langjährige Erfahrung und bietet verständliche Beratung und Unterstützung an. Wir fungieren als Projektleiter und Sparringspartner – gemeinsam bringen wir das Projekt zum Erfolg.
So wie sich ein Familienunternehmen im Laufe der Jahre entwickelt, so sollte sich auch ein Family Office über einen längeren Zeitraum in bestimmten Phasen entwickeln. Sie sollten sich darüber im Klaren sein und akzeptieren, dass es fast unmöglich ist, in kurzer Zeit ein komplett ausgestattetes und voll funktionsfähiges Single Family Office von Grund auf aufzubauen. Stattdessen müssen Sie ein solides Fundament legen und dieses im Laufe der Zeit erweitern und darauf aufbauen.
Häufige Fehler
In der Praxis erleben wir, dass es Familien eher schwer fällt, sich dem Thema aus einer professionellen Perspektive zu nähern. Nachfolgend finden Sie einige der häufig gemachten Fehler.
Ein professionelles Verfahren
Anstatt das Family-Office-Ziel zu definieren, einen ersten Businessplan, ein vorläufiges Budget und erste Richtlinien zu erstellen, nähern sich Familien dem Thema eher ad hoc an. Oder sie denken es immer wieder neu durch und diskutieren es in der Familie, ohne jede Verpflichtung. Einer der Gründe dafür ist, dass sich Familien einfach anders verhalten, wenn sie über ihr Privatvermögen statt über ihr Geschäft diskutieren.
Es ist sehr riskant, wenn sich ein solcher Ansatz weiter fortsetzt und das Family Office mit zunehmender Beteiligung von Generationen noch komplexer wird. Ein Family Office mit mangelnder Governance wird nicht effizient funktionieren.
Ein Family Office zu gründen ist keine „Nice-to-Have“-Übung, kein Hobby, das man unter dem Motto: „Nun, versuchen wir es mal“ macht. Ein Single Family Office ist ein eigenständiges Unternehmen, das sehr professionell aufgebaut und geführt werden muss. Sonst ist es zum Scheitern verurteilt. Der Gründungsprozess ist ziemlich komplex. Daher ist es ratsam, während der Gründungsphase die Unterstützung eines Projektmanagers, wie Caputo & Partners, beizuziehen.
Einstellung von Mitarbeitern für das Family Office
Ein weiterer häufiger Fehler ist die sofortige Ernennung eines ehemaligen Mitarbeiters, eines (ehemaligen) Bankiers der Familie oder eines anderen vertrauenswürdigen Beraters (wie z.B. Ihres Anwalts) zum Family Office CEO oder CIO und die Übertragung der Aufgabe, das Family Office für die Familie aufzubauen. Obwohl in der Regel viel Vertrauen zwischen der Familie und dieser Person besteht, fehlt es letzterer in den meisten Fällen an Erfahrung bei der Gründung und dem Betrieb eines Single Family Offices.
Es kann sich als Fehler erweisen, für diese entscheidende(n) Rolle(n) keinen ordnungsgemässen Rekrutierungsprozess durchzuführen. Es ist nicht so, dass Sie diese Person nicht einstellen können, aber es ist sehr ratsam, eine Auswahl von Kandidaten zu haben, und alle Kandidaten sollten gründlich verglichen und professionell bewertet werden.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie als Familie bereits die beste Person für den Job kennen (und deshalb andere Kandidaten nicht berücksichtigen), ist statistisch gesehen sehr gering. Bei der Rekrutierung für wichtige Positionen im Familienunternehmen würde man sich nie so verhalten, aber wenn eine Familie ein Single Family Office gründet, erleben wir es oft.
Veränderung ist die einzige Konstante
Ein Single Family Office ist keine statische, sondern eine sehr dynamische Organisation. Dies geht leider oft vergessen. Familien entwickeln sich weiter und sobald ein Family Office gegründet wurde, muss es mitwachsen, sich anpassen und sich den Bedürfnissen und Wünschen der Familie (Mitglieder) entsprechend und den sich ständig ändernden äusseren Umständen entwickeln.
Sicherzustellen, dass das Family Office anpassungsfähig ist und effizient bleibt, kann sich als sehr grosse Herausforderung erweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Übergabe zur nächsten Generation oder die erstmalige Einbeziehung der nächsten Generation vorgenommen wird. Die Mitarbeiter des Family Office und die Familienmitglieder müssen den stetigen Wandel regelmässig und sorgfältig planen, da sonst die Gefahr besteht, den Anschluss zur nächsten Generation zu verlieren.
