Tekli aile ofisi kurmak
Artan sayıda varlıklı aile bir tekli aile ofisi kurma fikri üzerinde durmaktadır. Ancak bir tekli aile ofisi açmak pek de kolay değildir. Nereden başlanır? Neyi organize etmeniz gerekiyor? Bir aile ofisi iş planı taslağı çıkarmanız gerekiyor mu? En iyi aile ofisi yapısı diye bir şey var mı? Bir aile ofisi kullanmak için ne kadar varlıklı olmanız gerekir? Bir çoklu aile ofisinin kullanımı gerçekten daha iyi bir çözüm olabilir mi?
Çoğu ülkede bu karmaşık konuda profesyonel kılavuzluk bulmak zordur, hatta daha sağlam yapılı yerlerde bütünsel tavsiye bulmak da zor olabilir. Bunu nasıl yapacağınızı tekli aile ofisi danışmanlık sürecini konu eden “Bir tekli aile ofisi açarken dikkat edilecek 12 adım” yazımız içerisinde kısaca anlatıyoruz. Gerçek proje yöneticileri olarak sizinle birlikte çalışıyor ve gerekli modülleri uygulayarak kendi eşsiz aile ofisinizi kurmanıza yardımcı oluyoruz.
Tekli aile ofisi kurmak hakkında daha fazla bilgi için okumaya devam edin veya bizimle iletişime geçin.
1. Tüm aile ofisleri birbirinden farklıdır (belli bir noktaya kadar…)
Her aile birbirinden farklıdır, bu yüzden her bir tekli aile ofisi de birbirinden farklı olacaktır. Tekli aile ofisi kuran bir ailenin izleyeceği süreç ise eşsiz değildir. Neredeyse tüm tekli aile ofislerinde aynı durumlar yaşanır, çünkü varlıklı aileler her zaman çok benzer zorluklarla karşılaşırlar.
❝ Aile ofisi danışmanlık sürecimiz küresel en iyi uygulamaları yansıtır “
Aile ofisi açmayı düşünen aileler bir tekli aile ofisinin bir işletme olduğunu ve buna göre kurulması ve idare edilmesi gerektiğini unutmamalılar. En baştan profesyonel olarak kurulmayan aile ofisleri genelde zaman içinde işlevsiz hâle gelirler.
Her ailenin aynı stratejik adımları atması ve istedikleri türde özelleştirilmiş bir sonuç elde etmek adına ortak kararlar almaları gerekir. Uygulamada, işlerin ters gitmesinin sebebi bu tür sistematik bir sürecin ve yapılandırılmış bir yaklaşımın olmamasıdır. Bu yüzden de süreç her aile için aşağı yukarı aynıdır, ancak çıkan sonuç farklıdır. Süreç, yeni bir ticari aile işletmesi kurma sürecine çok benzemektedir.
Tekli aile ofisi kurma sürecinin 12 adımı
Sürece başlamadan önce önemli bir öğüt. Ayrı bir aile ofisi kurma amacınız yoksa, haricî danışmanlarla iş birliği yapmaya veya bir çoklu aile ofisinin hizmetlerinden yararlanmaya devam edebilir, spesifik ihtiyaçlarınız için doğru çoklu aile ofisini seçmenize yardımcı olabiliriz.
Küresel en iyi uygulamaları yansıtan Caputo & Partners, bir aile ofisi kurma konusunda dünya genelindeki aileleri desteklemek adına kapsamlı bir danışmanlık süreci geliştirmiştir. Sürecimiz, yapılandırılmış bir yaklaşım izlenmesini sağlamak adına bu konuya odaklanan 12 modüle ayrılmıştır.
Aşağıda bu 12 adımın kısa özetlerini görebilirsiniz:
Aile ofisi hedefi
Bir tekli aile ofisi kurmaya başlamanın en iyi yolu bir tekli aile ofisi sözleşmesi taslağı çıkarmaktır; buna aile ofisi anayasası da denir. Bu belge ile, müdâhil olan tüm aile üyeleri aile ofisinin hedeflerine karar verir ve bunları kabul ederler.Bir tekli aile ofisi sözleşmesi, ailenin toplam aile yönetiminin bir parçası olabilir.
Ailenin katılımı
Ailenin (üyelerinin), örneğin tekli aile ofisi liderlik yapısına katılımlarının sağlanması çok önemlidir ve oldukça erken bir aşamada gerçekleştirilmesi gerekir. Aile üyelerinden biri aile ofisinin operasyonel faaliyetlerine katılacak mı?
Aile ofisinin idare ettiği varlıklar
Aile varlıklarından hangileri aile ofisi faaliyetleri kapsamında, hangileri dışında? Aile hangi varlıkları doğrudan idare etmeye devam edecek (aile şirketi gibi)?
Aile ofisinin sunduğu hizmetler
Her ailenin, aile ofisinin hangi hizmetleri sunacağına karar vermesi gerekir. Çoğu tekli aile ofisi için yatırımları yönetmek birincil hizmetlerden biri olsa da, bu hepsi için geçerli değildir.
Aile ofisi liderlik yapısı
Her tekli aile ofisinin bir lidere, aile ofisinin İcra Kurulu Başkanına (CEO) ihtiyacı vardır. Bir tekli aile ofisi CEO’su bulmak aşırı derecede zor olabilir. (Bu konu hakkında daha fazlasını ‘sık yapılan hatalar’ paragrafımızda okuyabilirsiniz.)
Aile ofisi iş planı taslağının çıkarılması
Bir tekli aile ofisi iş planı taslağı çıkarılması gerekir. Kuruluş sürecini yapılandırmak adına bir aile ofisi iş planı gereklidir.
Tekli aile ofisinin bütçesi ve maliyeti
Bir tekli aile ofisinin kurulumu geçici bütçelendirme ile başlar. Aile ofisi zaman içinde büyümeli ve geçici bütçeden resmî yıllık bütçeye geçmelidir.
Aile ofisinin yeri
Aile ofisinin kurulacağı ve faaliyet göstereceği en uygun yeri seçmek için bir analiz yapılmalıdır. Konum aile üyelerinin (aile ofisinin müşterilerinin) durumuna uygun olmalıdır, ancak dikkat edilmesi gereken tek konu bu değildir.
Aile ofisi yapısı
Bir tekli aile ofisinin konumu ve hukuki yapısı bir arada ilerler. Aile ofisinin hukuki yapısı, bulunulan ülkeye uymalıdır. Dikkat edilmesi gereken önemli bir konu, aile ofisi faaliyetlerinin finansmanıdır.
Aile ofisi personelinin işe alınması
Bir aile ofisi için personel almak ve bu kişileri elde tutmak zor olabilir. Personel, normal olarak aile ofisinin en büyük maliyet kalemidir. Her tekli aile ofisi ihtiyaç duyduğu personel sayısını ve aile ofisinin sunması gereken hizmetlere istinaden bu personelin üstleneceği rolleri analiz etmelidir.
(Operasyonel) Altyapı
En heyecan verici konu olmasa da ofis alanı ve bilgisayarlar gibi şeyler aile ofisi için organize edilmiş olmalıdır. Aile ofisinin pratikte nasıl çalışacağı da düşünülmelidir.
BT, aile ofisi yazılımı ve siber güvenlik
Bugünlerde bir aile ofisinin teknolojik tarafı da es geçilmemelidir. Gerekli BT uygulamaları olmaksızın bir aile ofisi yürütmek imkânsızdır. Yazılım satın alınmalı veya dışarıya yaptırılmalıdır.
Hem kontrol hem de risk yönetimi bir aile ofisinin faaliyet sürecindeki en önemli unsurlar arasındadır. Bu kadar önemli olmaları sebebiyle onları ayrı adımlar olarak görmeyiz, bizimle çalışırken bunları (neredeyse) tüm modüllerimize entegre edilmiş şekilde görürsünüz. Bu sayfanın altında sizi nasıl desteklediğimize dair ilave bilgiler bulabilirsiniz.
İlk adımı atmak
Bir aile ofisi tasarlamak adına ilk adımı atmak her anlamda zordur. Bir ailenin izlemesi gereken süreci, aynı anda birkaç kişiyle satranç oynamak şeklinde özetleyebiliriz.
Başlangıçta sağlam ve uygun bir aile ofisi yönetimi çerçevesi oluşturmak gelecekteki ciddi sorunların önlenmesini sağlayabilir, ancak aile ofisi hedefinin oluşturulması haricindeki çoğu adımın önceden ve/veya aynı anda atılması gereklidir. Bu durum tüm sürecin karışıklaşmasına neden olur. Caputo & Partners bu konuda uzun yıllara dayanan deneyime sahiptir ve anlaması kolay kılavuzluk ve danışmanlık sunar. Proje yöneticiniz ve takım arkadaşınız gibi davranıyoruz; birlikte her şeyi başaracağız.
Bir aile işletmesinin yıllar içinde evrimleşmesi gibi, bir aile ofisi de zaman içinde belirli aşamalardan geçerek evrimleşir. Tam donanımlı ve her şeyiyle işleyen bir tekli aile ofisini kısa sürede sıfırdan kurmanın neredeyse imkânsız olduğunu anlamalı ve kabul etmelisiniz. Sağlam bir yapı oturtmalı, zaman içerisinde inşa etmeye ve genişletmeye devam etmelisiniz.
Sık yapılan hatalar
Uygulamada, ailelerin bu konuya profesyonel bir bakış açısıyla bakmakta zorlandıklarını görüyoruz. Aşağıda düzenli olarak yapılan hatalardan bazılarını sıraladık.
Profesyonel bir süreç
Aileler, aile ofisi amacını belirlemek, ilk iş planı taslağını çıkarmak, öncelikli bütçeyi ayarlamak ve düzenlemelerin ilk çerçevesini belirlemek yerine, genelde konuya tamamıyla tek seferlik şekilde yaklaşıyorlar. Bazen de tam bir bağlılık göstermeksizin aile içerisinde bunu tekrar tekrar düşünüyor ve tartışıyorlar. Bunun sebeplerinden biri, ailelerin işleri yerine özel servetlerini konuştukları sırada farklı davranmalarıdır.
Bu tür bir yaklaşımın sürdürülmesi çok risklidir ve daha fazla nesil işin içine dâhil oldukça her şey daha da karmaşıklaşır. Yönetimi olmayan bir aile ofisi etkili şekilde faaliyet gösteremez.
Bir aile ofisi kurarken “olsa iyi olur” diye düşünemez, onu bir hobi olarak göremez ve “deneyelim bakalım” diye düşünerek başlayamazsınız. Bir tekli aile ofisi kendi başına profesyonel bir iştir ve son derece profesyonel şekilde kurulmalı ve yönetilmelidir. Aksi takdirde başarısız olması kaçınılmazdır. Bir ofis kurma süreci ise daha karmaşıktır. Süreç içerisinde Caputo & Partners gibi bir tekli aile ofisi proje yöneticisinden destek alınması önerilir.
Aile ofisi personelini işe almak
Sık yapılan diğer bir hata da eski bir çalışanı, ailenin (eski) bankacısını veya güvenilen diğer bir danışmanı (avukatınız gibi) aile ofisinin CEO’su veya CIO’su olarak hemen işe almak ve aile ofisini aile adına kurma görevini ona vermektir. Genelde bu kişiyle aile arasında güçlü bir güven bağı olsa da, çoğu durumda bu kişinin bir tekli aile ofisi kurma ve yönetme konusunda deneyimi yoktur.
Bu ciddi rol(ler) için uygun bir işe alım süreci organize etmemek ciddi bir hata olabilir. Size böyle birini işe alamayacağınızı söylemeyiz, ancak mutlak tavsiyemiz çeşitli adaylar belirlemeniz ve bu adayları kapsamlı şekilde karşılaştırarak profesyonel şekilde değerlendirmeniz gerektiğidir.
Bir aile olarak, bu iş için en uygun kişinin kim olduğunu şimdiden biliyor olma (ve bu yüzden başka adayları dikkate almama) ihtimaliniz istatistiksel olarak çok düşüktür. Aile şirketindeki önemli pozisyonlara birilerini alırken asla böyle davranılmaz, ancak bir tekli aile ofisi kurulurken bu tarz durumların olduğunu sık sık görüyoruz.
Değişmeyen tek şey değişimdir
Bir tekli aile ofisi statik değil, dinamik bir yapıdır. Bu genelde unutulur. Aileler evrilir ve bir aile ofisi kurulduğundan itibaren ailenin (ve üyelerinin) ihtiyaç ve istekleri ile sürekli değişen dış etkiler çerçevesinde büyümeli, bunlara uyum sağlamalı ve bunlarla birlikte evrilmelidir.
Aile ofisinin değişime uyum sağlamasını ve etkin kalmasını sağlamak son derece zor olabilir. Bu durum bir sonraki nesle geçişte veya bu neslin konulara ilk kez müdâhil oluşunda özellikle kendini belli eder. Aile ofisi personelinin ve aile üyelerinin kesintisiz dönüşüm için düzenli ve dikkatli planlama yapması gerekir, aksi takdirde sonraki nesille bağların kopma riski ortaya çıkar.
Tekli aile ofisi danışmanlık hizmetimiz
Caputo & Partners özelleştirilmiş bir tekli aile ofisi veya özel yatırım ofisi kurarken size özel profesyonel kılavuzluk ve danışmanlık sunan çok az sayıdaki küresel danışmandan biridir.
Yukarıda açıkladığımız ve nispeten zor aile ofisi kurma sürecinde size adım adım destek olacak ve yol gösterecek 12 adımın tümü için kapsamlı ‘modüller’ geliştirdik. Modüllerimiz sadece küresel en iyi uygulamaları yansıtmakla kalmıyor, aynı zamanda pratik kılavuzluk ve anlaşılır tavsiyelere de özel olarak odaklanan bir bakış açısıyla sunuluyorlar. Gerçek bir proje yöneticisi olarak süreç boyunca size adım adım yol gösteriyoruz.
Bu yüzden, eğer bir tekli aile ofisi kurmayı düşünüyorsanız veya onu istenen seviyeye çıkarmakta zorluk çekiyorsanız sizi bizimle iletişime geçmeye davet ediyoruz. Hâlihazırda mevcut bir aile ofisiyle ilgili olarak da zorluklar yaşıyor olabilirsiniz.
Durum her ne olursa olsun, size destek olmaktan ve durumunuzu konuşmaktan her zaman mutluluk duyacağız.
